Contacts:

В сложившихся реалиях документооборот: производственный, юридический, архивный, подразделяются на категории – электронный и бумажный. Инжиниринговая, дочерняя и любая другая компания, организация вправе выбирать, в каком виде хранить делопроизводство. Но развитие информационных технологий вынуждают бизнес, госструктуры активными темпами переходить на СЭД. При этом разработанные правила, определенные ФЗ от 29.12. 94 года сохраняются.

Преимущества использования цифровых форматов

Электронный документ предоставляет немаловажные преимущества:

  • Компания может вести бизнес с партнерами за рубежом, удаленно;
  • Система электронного документооборота позволяет хранить информацию в цифровом виде и дублировать на съемные носители;
  • Заметно улучшается система управления кадрами, рабочий, информационный процесс;
  • Деятельность: коммерческая, юридическая, производственная, на местах заметно возрастает;
  • Упрощается делопроизводство, когда доступ к архивам возможен из любой точки страны;
  • Оптимизируются функции передачи, хранения, поиска и протоколирования данных;
  • Работа по дублированию фактически исключается;
  • Электронный документ позволяет выполнять согласовательные действия и вести контроль исполнения;
  • Расход бумаги, когда повсеместно организован электронный документооборот, заметно сокращается.

То есть электронный документ: акт, резолюция, приказ, договор, при использовании современных технологий и оборудования заметно повышает степень коммуникации, в целом.

Электронный документ позволяет организовать и автоматизировать работу, делопроизводство. Бумажный документ не обладает уникальными преимуществами конфигурирования в программных средствах, например в 1С, коим является каждый электронный документ. В частности кластерная организация, компания ведущая делопроизводство на бумажных носителях теряет достоинства: хранения, архивирования, изменения, дополнения информации и простановки электронной подписи.

Цифровые документы для работы в компаниях

Электронный документ повышает степень конфиденциальности, контроля, обмена, продвижения и исполнения, а также управления документационными потоками. Сотрудник, ведя делопроизводство в электронном формате, избавлен от традиционной бумажной волокиты. Компания, организация снижает трудозатраты и повышает эффективность внутреннего взаимодействия. Электронный документ также позволяет снизить влияние человеческого фактора.

Электронный документ фактически лишен недостатков, за исключением необходимости уметь работать со стационарными, мобильными устройствами и цифровой информацией. Но если компания, организация наладили обучение персонала, они, в будущем смогут успешно решать задачи:

  • Получать отсканированный документ и распознавать в системе;
  • Обрабатывать электронный документ: пересылать, вносить правки, совместно работать;
  • Создавать новое делопроизводство;
  • Заверять, создавать электронную подпись;
  • Класть каждый электронный документ в отдельную папку;
  • Корректировать делопроизводство, если оно создано в ином формате;
  • Быстро регистрировать каждый электронный документ по необходимости.

Надзорный орган, в том числе налоговый одобряет ведение дел в цифровом виде.

Различие в электронных документах

Между тем, электронный документ и документ, созданный в электронном виде, не означает одно и то же. В первом случае делопроизводство создается в форме цифровой информации. Во втором примере, в файле находятся данные перенесенные с бумажных листов. Унитарная компания может создавать электронный документооборот в качестве образа или электронного документа. К образам, как правило, используется любая электронная подпись. Электронный документ нуждается в усиленной цифровой подписи.

Разумеется, что электронный документ классифицируется. То есть цифровая информация создается на основе требований организации, например:

  • Охват задач делопроизводства;
  • Автоматизация процессов;
  • Архивирование и поисковые функции;
  • Контрольные, учетные опции.

Под выполняемые задачи компания приобретает программные средства. Разумеется, электронный документ может охватывать корпоративные и бизнес-процессы, маршрутизацию, управление и пр.

Использование цифровой информации

Электронный документ вытесняет бумажные носители. Если численность организации превышает 25 человек, подача НДФЛ, отчетность по страховым взносам выполняется в цифровом виде. Также федеральный закон «О бухгалтерском учете» утвержденный в 2011 году и вступивший в силу двумя годами позже, уже допускал подавать отчетность в электронном виде с цифровой подписью. Жалобы, исковые заявления, отправляемые в суд, в электронном формате и на бумажных носителях имеют равную силу.

Электронный документ не менее эффективно используется в тендерной документации и регулируется правилами электронных аукционов, в том числе при использовании контрактной системы закупок, работ, услуг. Но электронное делопроизводство выбирается компанией для ведения собственных дел, организации процессов на основе критерийных условий и правил. Поэтому электронный документооборот подразделяется на несколько степеней управления.


Sign up